5.檔案工作制度建設(shè)

　　5.1各單位應(yīng)制定本機(jī)關(guān)檔案管理工作的制度。

　　5.1.1機(jī)關(guān)文件歸檔范圍與保管期限表。

　　5.1.2歸檔文件整理辦法。主要包括歸檔時(shí)間、程序要求和不同類(lèi)型、不同載體形式的歸檔文件整理方法。

　　5.1.3檔案分類(lèi)體系表。主要包括分類(lèi)體系、類(lèi)目名稱(chēng)、代字、代碼、代號(hào)對(duì)應(yīng)規(guī)則及對(duì)照表。

　　5.1.4檔案數(shù)字化規(guī)程。主要包括數(shù)字化范圍、工作流程、技術(shù)規(guī)范等。

　　5.2省級(jí)安全監(jiān)管監(jiān)察部門(mén)可以統(tǒng)一制定以下制度。

　　5.2.1檔案利用制度。主要包括利用范圍、方式、批準(zhǔn)要求。

　　5.2.2檔案保密制度。主要包括檔案的保密措施和對(duì)檔案人員的保密要求。

　　5.2.3檔案庫(kù)房管理制度。主要包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施。

　　6．檔案整理質(zhì)量建設(shè)

　　6.1總的要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　6.2歸檔文件齊全完整。按照機(jī)關(guān)文件歸檔范圍收集歸檔。本機(jī)關(guān)形成的文件材料歸檔率達(dá)到100%。正本和定稿同時(shí)歸檔，反映同一內(nèi)容的不同載體形式的材料同時(shí)歸檔。成套性文件要遵循形成規(guī)律，收集齊全，成套保存。

　　6.3分類(lèi)科學(xué)，保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定性。按照檔案內(nèi)容和載體的不同，制定、實(shí)行統(tǒng)一的分類(lèi)方案，并保持長(zhǎng)期穩(wěn)定。

　　6.4歸檔文件按年度分別進(jìn)行整理?？缒甓刃纬傻奈募牧系臍w檔，處理方法要保持前后一致。

　　6.5不同類(lèi)別的檔案，可以以“件”或者“案卷”為保管單位進(jìn)行管理。檔案保管單位一經(jīng)確定，不得隨意變更。

　　6.6件（案卷）內(nèi)文件排列有序,頁(yè)號(hào)編寫(xiě)清晰，歸檔章填寫(xiě)齊全準(zhǔn)確，字跡材料耐久規(guī)范。

　　6.7保管期限劃分準(zhǔn)確。

　　6.8以案卷為保管單位的檔案，題名擬定要確切、簡(jiǎn)練、結(jié)構(gòu)完整，能準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件反映的時(shí)間、單位、問(wèn)題。

　　6.9對(duì)破損文件應(yīng)予修整，字跡模糊的文件和熱敏紙傳真件要復(fù)印后連同復(fù)印件一并歸檔。

　　6.10檔案裝訂使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂方式。裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊，不壓字，不掉頁(yè)，不倒頁(yè)，不損壞文件，不妨礙閱讀。成冊(cè)的材料不必拆掉重新裝訂。

　　6.11檔案整理完畢后裝盒,要填寫(xiě)盒脊項(xiàng)目和備考表，要求項(xiàng)目齊全、填寫(xiě)準(zhǔn)確、書(shū)寫(xiě)整齊。

　　6.12采用計(jì)算機(jī)輔助方式進(jìn)行檔案著錄，用詞規(guī)范、錄入標(biāo)準(zhǔn)保持一致。

　　6.13數(shù)據(jù)著錄完畢后及時(shí)用檔案專(zhuān)用移動(dòng)硬盤(pán)備份，以防數(shù)據(jù)丟失。移動(dòng)硬盤(pán)應(yīng)入庫(kù)保存。

　　6.14歸檔文件目錄使用A4規(guī)格紙張打印并分類(lèi)裝訂，一式兩份，一份入庫(kù)保管，一份供日常查閱使用。