1． 文件編號(hào)和標(biāo)題

程序文件應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，以便于識(shí)別。標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確說明開展的活動(dòng)及其特點(diǎn)

(1)目的和適用范圍：一般簡單說明開展這項(xiàng)活動(dòng)的目的和所涉及的范圍。推薦使用如下引導(dǎo)語：

為了……制定本程序。本程序適用于……

(2)術(shù)語：指本程序中涉及到的并需說明的術(shù)語和名詞，如沒有新內(nèi)容需要定義時(shí)，在此標(biāo)題下說明“無”。

(3)職責(zé)：指明實(shí)施程序文件的主管部門及相關(guān)部門的職責(zé)權(quán)限、接口及相互關(guān)系。

(4)程序內(nèi)容：列出開展此項(xiàng)活動(dòng)的步驟，保持合理的編寫順序，明確各項(xiàng)活頁接口關(guān)系、職責(zé)、協(xié)調(diào)措施；明確每個(gè)過程中各項(xiàng)因素的關(guān)系，必要時(shí)輔以流程圖。

(5)相關(guān)程序文持性文件和記錄：指需要引用的或與本程序有關(guān)的程序、支持性文件和記錄。

2．報(bào)告和記錄格式

確定使用該程序時(shí)所產(chǎn)生的記錄和報(bào)告的形式，記錄的保管部門和期限，寫明記錄的編號(hào)和名稱。

程序文件應(yīng)得到本活動(dòng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意和接受，以及相關(guān)方對(duì)接口關(guān)系的認(rèn)可，經(jīng)過審批后實(shí)施。

3．職業(yè)安全健康管理體系程序文件的審核、發(fā)布與修改

(1)文件的審核

程序文件編寫完成后，正式發(fā)布前，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的審核，審核的內(nèi)容至少應(yīng)涉及以下幾個(gè)方面：

①是否存在矛盾及不協(xié)調(diào)。各程序文件的內(nèi)容應(yīng)與手冊的原則規(guī)定保持一致，并且不能與有關(guān)的技術(shù)文件、其它的管理文件相互矛盾或不協(xié)調(diào)。

②是否有可操作性及接口是否清楚。程序文件的目的及活動(dòng)內(nèi)容應(yīng)明確；工作的責(zé)任部門或責(zé)任人員及工作接口規(guī)定清楚，工作步驟的順序安排合理；描述準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，無含糊不清之處，以避免在執(zhí)行過程中弓[起混淆。

③活動(dòng)描述是否完整。各程序文件應(yīng)完整覆蓋手冊所規(guī)定的原則要求，滿足對(duì)各項(xiàng)職業(yè)安全健康活動(dòng)的描述應(yīng)完整并形成閉環(huán)。

④其它內(nèi)容的審核。各程序文件應(yīng)清楚規(guī)定要求保留的記錄，以能夠?yàn)槭潞蟮谋O(jiān)督檢查和計(jì)劃中的審核提供證據(jù)。另外，如有屬嚴(yán)格保密的內(nèi)容或已在其它文件中出現(xiàn)的內(nèi)容，則考慮不在程序文件中出現(xiàn)。

(2)文件批準(zhǔn)發(fā)布。程序文件一經(jīng)審核符合要求，則由授權(quán)人批準(zhǔn)發(fā)布，以保證其嚴(yán)肅性，由于程序文件涉及面較廣，常常描述跨部門的活動(dòng)，因此，經(jīng)常由管理層代表或其制定的最高管理層代表批準(zhǔn)，若由程序文件的編寫部門的聯(lián)名批準(zhǔn)，則該批準(zhǔn)應(yīng)由該程序涉及的所有部門會(huì)簽。

(3)文件的修改完善，程序文件批準(zhǔn)發(fā)布后，還應(yīng)進(jìn)行跟蹤調(diào)查，發(fā)現(xiàn)不全或不完善之處及時(shí)修改完善，以確保程序文件的正確、完整和可操作性。程序文件修改后，應(yīng)按原審批程序重新進(jìn)行審批。