1． 文件編號和標題

程序文件應(yīng)統(tǒng)一編號，以便于識別。標準應(yīng)明確說明開展的活動及其特點

(1)目的和適用范圍：一般簡單說明開展這項活動的目的和所涉及的范圍。推薦使用如下引導語：

為了……制定本程序。本程序適用于……

(2)術(shù)語：指本程序中涉及到的并需說明的術(shù)語和名詞，如沒有新內(nèi)容需要定義時，在此標題下說明“無”。

(3)職責：指明實施程序文件的主管部門及相關(guān)部門的職責權(quán)限、接口及相互關(guān)系。

(4)程序內(nèi)容：列出開展此項活動的步驟，保持合理的編寫順序，明確各項活頁接口關(guān)系、職責、協(xié)調(diào)措施；明確每個過程中各項因素的關(guān)系，必要時輔以流程圖。

(5)相關(guān)程序文持性文件和記錄：指需要引用的或與本程序有關(guān)的程序、支持性文件和記錄。

2．報告和記錄格式

確定使用該程序時所產(chǎn)生的記錄和報告的形式，記錄的保管部門和期限，寫明記錄的編號和名稱。

程序文件應(yīng)得到本活動相關(guān)部門負責人同意和接受，以及相關(guān)方對接口關(guān)系的認可，經(jīng)過審批后實施。

3．職業(yè)安全健康管理體系程序文件的審核、發(fā)布與修改

(1)文件的審核

程序文件編寫完成后，正式發(fā)布前，應(yīng)對其進行嚴格的審核，審核的內(nèi)容至少應(yīng)涉及以下幾個方面：

①是否存在矛盾及不協(xié)調(diào)。各程序文件的內(nèi)容應(yīng)與手冊的原則規(guī)定保持一致，并且不能與有關(guān)的技術(shù)文件、其它的管理文件相互矛盾或不協(xié)調(diào)。

②是否有可操作性及接口是否清楚。程序文件的目的及活動內(nèi)容應(yīng)明確；工作的責任部門或責任人員及工作接口規(guī)定清楚，工作步驟的順序安排合理；描述準確嚴謹，無含糊不清之處，以避免在執(zhí)行過程中弓[起混淆。

③活動描述是否完整。各程序文件應(yīng)完整覆蓋手冊所規(guī)定的原則要求，滿足對各項職業(yè)安全健康活動的描述應(yīng)完整并形成閉環(huán)。

④其它內(nèi)容的審核。各程序文件應(yīng)清楚規(guī)定要求保留的記錄，以能夠為事后的監(jiān)督檢查和計劃中的審核提供證據(jù)。另外，如有屬嚴格保密的內(nèi)容或已在其它文件中出現(xiàn)的內(nèi)容，則考慮不在程序文件中出現(xiàn)。

(2)文件批準發(fā)布。程序文件一經(jīng)審核符合要求，則由授權(quán)人批準發(fā)布，以保證其嚴肅性，由于程序文件涉及面較廣，常常描述跨部門的活動，因此，經(jīng)常由管理層代表或其制定的最高管理層代表批準，若由程序文件的編寫部門的聯(lián)名批準，則該批準應(yīng)由該程序涉及的所有部門會簽。

(3)文件的修改完善，程序文件批準發(fā)布后，還應(yīng)進行跟蹤調(diào)查，發(fā)現(xiàn)不全或不完善之處及時修改完善，以確保程序文件的正確、完整和可操作性。程序文件修改后，應(yīng)按原審批程序重新進行審批。