為了使拌和站資料管理實現(xiàn)正規(guī)化，并切實加強檔案資料的管理工作，特制定本制度。
一、文件收發(fā)
    1、建立收文登記制度。對上級機關發(fā)來的文件和市直有關部門文件及其他兄弟單位來文都要進行收文登記。
2、收文登記主要包括以下內容：收文日期、來文機關、文件名稱、文件字號、發(fā)文日期及閱文簽字等。
3、文件管理人員要根據領導指示，將文件送交承辦人，承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找；承辦人按文件要求完成后，要及時將文件交還保管人員保存。
    4、拌和站對外發(fā)出的文件要建立發(fā)文登記，發(fā)文登記內容包括：發(fā)文時間、發(fā)文機關、文件名稱、文件字號、發(fā)文范圍等。
      5、對拌和站擬稿發(fā)出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。
二、檔案資料管理
1、原始記錄是設備管理和維修工作的基礎之一，是了解設備狀況、統(tǒng)計數據、建立帳卡表冊和進行經濟技術分析的依據。必須重視此項工作的填寫、收集、整理和保存。
2、機械設備的數據管理是一項基礎工作，它來源于原始資料。為了提高設備資產的運作效益，必須按時分類、收集匯總一些數據供分析研究，并及時采取積極措施，保證投入產出效益目標的實現(xiàn)。數據管理包括列表登記、統(tǒng)計分析、上報考核等方面，應做到定期歸類整理。數據要完整準確，報表要及時齊全。
3、機械管理基本數據庫應具備以下內容：1、管理號碼；2、設備名稱；3、型號規(guī)格；4、技術狀況；5、保管單位；6、本季運轉小時；7、原值；8、凈值；9、組資日期；10、生產廠家；11、本機編號；12、出廠日期；13、外型尺寸；14、整機重量；15、動力機名稱；16、動力機型號；17、動力機規(guī)格；18、動力機生產廠；19、動力機出廠日期；20、動力機編號；21、工點。上述數據4、6、8、21項為動態(tài)數據，其它為靜態(tài)數據。
4、及時上報的報表：《設備臺帳》（包括自有配屬的設備和內租、外租的設備以及協(xié)作隊伍的設備，分別建帳管理）、《機械增減情況表》、《機械事故統(tǒng)計表》、《機械保養(yǎng)、修理計劃報表》、《機械保養(yǎng)、修理完成情況報表》。
    5、建立檔案目錄，主要分設備文件材料、設備檔案、設備技術資料三個方面，以便查找、使檔案資料更好地為工作服務。
    6、建立和認真執(zhí)行文件借閱制度和文件保密制度，確保文件安全。