環(huán)境管理體系文件結構化設置的每一層次均應發(fā)揮其各自的功能和作用。

　　環(huán)境管理手冊是用來闡明組織的環(huán)境方針，提供重大環(huán)境因素、目標指標方案、適用法律法規(guī)，明確環(huán)境管理組織機構與職責，簡要描述17個體系要素和它們之間的相互關系，是組織環(huán)境管理體系的高度概況，為環(huán)境管理工作提供指南及綱領，使得體系保持相對穩(wěn)定性。將其提供給中高層管理者可以明確體系概貌、各部門的職責及相互關系，以便統(tǒng)一分工及協(xié)調(diào)管理；將其用于內(nèi)部審核或外部審核，可以使審核人員抓住體系的要旨和脈絡；手冊還為體系文件提供總體的指南及索引；部分企業(yè)也將手冊提供給相關方，向社會宣傳企業(yè)的環(huán)境管理工作及業(yè)績。

　　程序文件應包含環(huán)境管理體系中一個邏輯上相對獨立的內(nèi)容，可以是環(huán)境管理體系的一個要素（如信息交流程序）或要素中的一個部分（如環(huán)境因素識別程序）或幾個環(huán)境管理體系要素相互關聯(lián)的一組活動（如廢棄物管理程序），為其規(guī)定控制要點，使體系中該方面的活動處于程序化、文件化的受控狀態(tài)，這就避免了由于缺乏文件化管理而造成的經(jīng)驗主義，偶然得失，使得要做的工作具體而明確，程序文件可以看作是企業(yè)內(nèi)部強制執(zhí)行的法規(guī)性文件，程序文件是手冊的支持性文件。

　　作業(yè)指導書側重于對操作性崗位或某一局部活動的規(guī)定，可以分為管理操作式和崗位工藝流程分解式，它是對程序文件的展開、補充及細化，一個程序文件可以有若干個作業(yè)指導書來支持。

　　記錄為環(huán)境管理體系提供見證性和可追溯性。

　　以上各級文件應給出相應下級文件的路徑來，比如手冊應給出程序文件的路徑，程序文件應給出相應作業(yè)指導書的路徑，手冊、程序文件、作業(yè)指導書可以分別給出記錄的路徑。

　　環(huán)境管理體系的文件化在體系的建立、運行和保持中起著舉足輕重的作用，這就要求組織在環(huán)境管理體系建立之初即對文件編寫工作給予足夠的重視，體系運行和維護階段不斷完善文件以適應變化的條件并履行持續(xù)改進的承諾，同時記錄下來體系實施和運行的重要信息，為環(huán)境管理體系的運行提供依據(jù)和見證。