1、編寫的方式

(1)自上而下依次展開的方式。按管理手冊、程序文件、作業(yè)文件 (記錄)的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質(zhì)要求較高，文件編寫所需時間較長，且必然伴隨著反復修改。

(2)自上而下編寫方式。按支持性文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這適用于原來管理基礎較好的企業(yè)，但是必須有總體設計方案，否則容易出現(xiàn)混亂。

(3)從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式。先編寫程序文件，然后在進行管理手冊和支持性文件的編寫，這實質(zhì)是從分析活動，確定活動程序開始，有利于《職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范》和《指導意見》的要求與用人單位實際的緊密結(jié)合，也可縮短文件編寫時間。

2．編寫的方法

體系文件的編寫方法。體系文件的編寫是一項艱巨而又復雜的工作，為保證此項工作的順利進行，達到預期的效果和目的，在編制體系文件之前，有必要進行充分的策劃，以避免造成人力、物力、財力的浪費和時間上的拖延。通常，分為以下幾個步驟編制體系文件，可以縮短文件從編制到成熟的時間，取得較好的效果。

(1)成立職業(yè)安全健康管理體系文件編寫小組

①明確目的。有些企業(yè)在編寫體系文件時，常常盲目地抄襲、照搬其它組織的文件或資料，這種“移花接木”的方式產(chǎn)生的體系文件是不適用的，因為，每個企業(yè)都有自己的特點，從產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)方式、服務項目、管理模式到人員素質(zhì)、設備環(huán)境等各個各方面都不會也不可能與其它企業(yè)完全相同。所以，必須是本企業(yè)人員編寫，即能體現(xiàn)本單位職業(yè)安全健方針職業(yè)安全健康管理體系特點，又能指導本單位職業(yè)安全健康管理有效的體系文件。

②成員要求。小組成員的挑選應考慮以下幾個方面：

a．最高管理層應有效介入；

b．小組成員應經(jīng)過編寫方法的培訓；

c．應具備一定的管理經(jīng)驗；

d．能代表各有關(guān)部門。

(2)進行文件編制準備。在正式編制體系文件之前，編制小組應進行編制計劃，這種有利于體系文件編制的整體性，同時加速編制制度。在編制計劃中，應明確以下幾方面的內(nèi)容：

① 確定文件的編制格式。

對一個企業(yè)來說，所有的體系文件應該基本統(tǒng)一格式。當體系文件不是僅有少數(shù)幾個人編制時，更應事先以書面形式規(guī)定各層次文件的編制格式。以統(tǒng)一的格式編制出的體系文件，會給所有與之接觸的人產(chǎn)生深刻的印象，即職業(yè)安全健康管理體系是在有目的的策劃下產(chǎn)生的。

② 搜集相關(guān)信息。

在編寫之前，必須考慮把什么樣的信息編寫進去。來自企業(yè)外部的要求，常常在合同、訂單以及其它形式的材料中體現(xiàn)，優(yōu)勢還體現(xiàn)在法律、法規(guī)中；來自用人單位內(nèi)部員工的要求是雙向的，一方面，它們需要清楚的了解它們必須做什么，達到何種程度才能滿足職業(yè)安全健康管理體系的要求：另一方面，它們在長期的工作中已形成了自己獨特的工作方法和習慣，而且它們可能也有很多建議和要求，所有這些內(nèi)、外部信息都應盡可能地寫進體系文件中去。

③ 分析和清理現(xiàn)行文件。

在編寫體系文件之前，應對企業(yè)已有的、與職業(yè)安全健康管理體系有關(guān)的文件及現(xiàn)行標準、制度和規(guī)定進行一次分析和清理。這項工作的目的是將哪些可以在職業(yè)安全健康管理體系中使用的文件加以保留，對不完善之處進行補充、完善；將哪些失敗、過期作廢的文件統(tǒng)一收回處理，以確保今后所使用的文件的有效性。

企業(yè)如果已經(jīng)建立了ISO9000質(zhì)量體系或ISO14000環(huán)境管理體系，就應使職業(yè)安全健康管理體系與這兩個體系充分融合，特別是：培訓、文件控制、記錄管理、內(nèi)部審核和管理評審等管理方式類似，這些程序最好在原ISO9000或ISO14000程序的基礎上補充為好。

④ 進行培訓和分工，明確任務和接口。

為保證體系的編制質(zhì)量，需從以下兩個方面進行考慮：其一是對編制人員進行培訓，使他們對標準的內(nèi)容，編制文件的主要內(nèi)容、格式方面有正確的理解；其二是制定一個體系的編寫計劃，在計劃中明確以下內(nèi)容：

a．對文件編制人員進行分工，明確各自的任務；b．規(guī)定各部分文件初稿、審核、批準、發(fā)布等各階段的時間；c．確定各編制人員之間交流、協(xié)調(diào)的渠道和方式，必要時可選定一名總協(xié)調(diào)人，負責各編制人員之間的協(xié)調(diào)、指導及處理接口。

(3) 編制過程控制。

在體系文件的編制過程中，應考慮以下幾個方面實施控制：

① 盡可能地參與企業(yè)內(nèi)以往的有關(guān)文件，對過去行之有效的工作方法在新文件中予以保留從而減少對新文件的“陌生感”。

② 在編制過程中要及時勾通信息，尤其是在描述活動接口時，應及時協(xié)調(diào)清楚，以免后患。

③ 盡可能多地了解文件所涉及部門人員的活動過程及方式，對不違背標準要求的內(nèi)容盡量在文件中體現(xiàn)，切記“閉門造車”。

④ 送交審批前應征求有關(guān)部門人員的意見。

(4)進行符合性審核。職業(yè)安全健康管理體系文件的符合性審核是一項非常重要的工作，在審核中，要對已編制完成的初稿就其是否符合標準的要求，是否滿足法律的要求，是否完整的描述本組織的職業(yè)安全健康活動的實際過程，是否存在職責和活動的交叉、重復，是否符合編制格式的要求等諸多方面進行審查。此外，對體系文件的語言及用詞方面還要進行審核，使體系文件盡可能的簡明扼要，即精練而又不至于使意思含糊不清，避免使用太多的形容和那些容易引起誤會的詞語。