一、 審核規(guī)范要求

4.4.4 文件化

用人單位應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞剑ㄈ鐣?shū)面或電子形式）建立并保持下列信息：

（1）對(duì)管理體系核心要素及其相互作用的描述；

（2）提供查詢(xún)相關(guān)文件的途徑。

職業(yè)安全健康管理體系文件在滿足充分性和有效性的前提下，應(yīng)做到最小化。

二、理解要點(diǎn)

1．職業(yè)安全健康管理體系文件是保證職業(yè)安全健康管理體系有效運(yùn)行的基礎(chǔ)；

2．職業(yè)安全健康管理體系文件應(yīng)文件化或電子化；

3．職業(yè)安全健康管理體系的各核心要素之間要有一定的邏輯關(guān)系，即要有一個(gè)適合于自己組織規(guī)模、活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)的文件層次和結(jié)構(gòu)；

4．企業(yè)的各層次文件之間應(yīng)有比較良好的接口，以及便于查找的索引、目錄或清單。

三、文件的層次和內(nèi)容

職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范關(guān)于管理體系文件的表述中，并沒(méi)有要求將職業(yè)安全健康管理體系制定成專(zhuān)門(mén)手冊(cè)的形式；但要求盡可能將職業(yè)安全健康管理體系納入企業(yè)的全面管理。因此，若企業(yè)已具備了較為完整的管理文件，又編寫(xiě)了IS09000質(zhì)量管理體系手冊(cè)或IS014000環(huán)境管理體系手冊(cè)，則可將職業(yè)安全健康管理體系與之相結(jié)合。這種做法的優(yōu)點(diǎn)很多，可保持企業(yè)管理體系的完整性和結(jié)構(gòu)化，保證文件管理的統(tǒng)—，確保職責(zé)的明確、減少重復(fù)、避免兩張皮等等。

另外，職業(yè)安全健康管理體系作為一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的體系，有必要形成專(zhuān)門(mén)文件對(duì)企業(yè)全體管理者及員工進(jìn)行全面要求。且在一個(gè)體系建立之初，一個(gè)獨(dú)立、完整、條理清晰的體系也是非常必要的。

四、文件的結(jié)構(gòu)

與IS09000和IS014000類(lèi)似，職業(yè)安全健康管理體系的文件可分為管理手冊(cè)(A層次)、程序文件(B層次)、作業(yè)文件(C層次)三個(gè)層次：如圖 1 職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系文件的層次關(guān)系

按照體系文件的層次分類(lèi)可知，職業(yè)安全健康管理體系文件可有管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件(即工作指令、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、記錄表格證據(jù)等)。

1．管理手冊(cè)

管理手冊(cè)是企業(yè)根據(jù)職業(yè)安全健康管理體系標(biāo)準(zhǔn)及本企業(yè)職業(yè)安全健康方針、目標(biāo)全



面地描述本企業(yè)職業(yè)安全健康管理體系的文件，主要供企業(yè)內(nèi)的中、高層管理人員和提供客戶(hù)以及第三方審核機(jī)構(gòu)審核時(shí)使用，集中表述本企業(yè)的職業(yè)安全健康保證能力。

管理手冊(cè)的內(nèi)容通常包括如下內(nèi)容：

◇方針、目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案；

◇職業(yè)安全健康管理、運(yùn)行、審核或評(píng)審工作的崗位

職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系；

◇關(guān)于程序文件的說(shuō)明和查詢(xún)途徑；

◇關(guān)于手冊(cè)的評(píng)審、修改和控制規(guī)定。

管理手冊(cè)在深度和廣度上可以不同，取決于企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模、技術(shù)要求及人員素質(zhì)，以適應(yīng)企業(yè)的需要為前提。

2．程序文件

程序文件是企業(yè)根據(jù)本單位職業(yè)安全健康管理手冊(cè)的要求，為達(dá)到既定的職業(yè)安全健康方針、目標(biāo)所需要的程序和對(duì)策，描述實(shí)施職業(yè)安全健康管理體系要素涉及的各個(gè)職能部門(mén)活動(dòng)的文件，供各職能部門(mén)使用。程序文件處于職業(yè)安全健康管理體系文件結(jié)構(gòu)中的第二層，因此，職業(yè)安全健康程序文件起到一種承上啟下的作用，對(duì)上它是管理手冊(cè)的展開(kāi)和具體化，使得管理手冊(cè)中原則性和綱領(lǐng)性的要求得到展開(kāi)和落實(shí)；對(duì)下它應(yīng)引出相應(yīng)的支持性文件，包括作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和記錄表格等。

3．作業(yè)文件

作業(yè)文件是圍繞管理手冊(cè)和程序文件的要求，描述具體的工作崗位和工作現(xiàn)場(chǎng)如何完成某項(xiàng)工作任務(wù)的具體做法，是一個(gè)詳細(xì)的工作文件，主要供個(gè)人或小組使用。這類(lèi)文件有些是在體系運(yùn)行時(shí)根據(jù)需要不斷產(chǎn)生的，可分為兩類(lèi)：

(1)工作指令：加工作指導(dǎo)書(shū)、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)等。通常包括三個(gè)內(nèi)容：指令干什么、如何干和出了問(wèn)題怎么辦。

(2)記錄：記錄是職業(yè)安全健康管理體系文件最基礎(chǔ)的部分，包括設(shè)計(jì)、檢驗(yàn)、試驗(yàn)、調(diào)研、審核、復(fù)審的職業(yè)安全健康記錄和圖表，事故、事件記錄以及用戶(hù)職業(yè)安全健康信息反饋記錄等。這些都是證明各生產(chǎn)階段職業(yè)安全健康是否達(dá)到要求和職業(yè)安全健康管理體系運(yùn)行有效性的證據(jù)，因而它具有可追溯性的特點(diǎn)。

需要指出的是，各層次的職業(yè)安全健康管理體系文件應(yīng)與第一層次的職業(yè)安全健康管理手冊(cè)內(nèi)容對(duì)應(yīng)一致。各企業(yè)可以根據(jù)自身的規(guī)模大小和實(shí)際情況來(lái)劃分體系文件的層次等級(jí)，不一定按建議的三個(gè)層次等級(jí)。其中任何層次的文件都可相對(duì)獨(dú)立(利用相互引用的條目)或合并。

與質(zhì)量體系不同，但與環(huán)境管理體系類(lèi)似的是，職業(yè)安全健康管理體系強(qiáng)調(diào)對(duì)法律法規(guī)的符合性，因而職業(yè)安全健康管理體系文件還應(yīng)包括職業(yè)安全健康管理方案、法律法規(guī)及其它要求、危害辨識(shí)與危險(xiǎn)評(píng)價(jià)報(bào)告書(shū)、職業(yè)安全健康初始評(píng)審報(bào)告、職業(yè)安全健康記錄等。因此，一個(gè)完整的職業(yè)安全健康管理體系文件包含的內(nèi)容較豐富，包括：

A層次：職業(yè)安全健康管理體系管理手冊(cè)；

B層次：職業(yè)安全健康管理體系程序文件；

C層次：職業(yè)安全健康管理體系作業(yè)文件(表格、報(bào)告、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、記錄等)；

附件(法律法規(guī)、危害辨識(shí)與危險(xiǎn)評(píng)價(jià)報(bào)告、初始評(píng)審報(bào)告及其它資料)。